BERNAN SALAZAR

¿PARA QUÉ MONTAR UN DESPACHO DIGITAL?

01/06/2021

Bernan Salazar

Si me hubiera puesto a escribir sobre el tema hace varios meses, posiblemente la mayoría ni me hubiera hecho caso o hubiera “pegado el grito al cielo” y me habrían tildado de sufrir de exceso de imaginación; hoy en día la realidad es otra y quienes la sufrimos diariamente nos damos cuenta de la imperiosa necesidad de ajustarnos -si o si- al nuevo método laboral.-*

Por supuesto que sigo escuchando las voces del rechazo al cambio, muchos por temor a la inseguridad que puede presentar algún tipo de tecnología, pese a ello, la gran mayoría se niega básicamente por pereza de aprender a utilizarla (en el buen sentido de la palabra “pereza”).-*

En reiteradas ocasiones me ha correspondido convertirme en el “tutor” de ese cliente quien por primera vez fue citado a participar a una audiencia judicial virtual o mixta y demostrarle que con varios clicks puede participar placenteramente de una diligencia judicial desde el sofá de su casa, la hamaca en la playa o desde la oficina, todo ello, sin que se tenga que esperar varios meses a que exista algún espacio físico en los Tribunales de Justicia para poder realizarla de forma presencial (aunque sigue siendo la práctica en algunas áreas del derecho).-*

Con la “nueva normalidad” muchos hemos aceptado la realidad: o lo hacemos digitalmente o lo hacemos, no hay otra forma; lamentablemente no todos los despachos judiciales han logrado evolucionar a la era digital (que no es lo mismo que tener una computadora) y continúan prestando sus servicios al igual que en los años 90’s (sólo que ahora en lugar de utilizar una máquina de escribir, utilizan un teclado e impresora) y no es invento de quien escribe, resulta suficiente darse una vuelta por múltiples oficinas judiciales y descubrir que continúan acumulando enormes columnas de expedientes físicos, que carecen de acceso a plataformas virtuales (el sistema administrativo les obliga a tramitar diversos permisos, esperar las autorizaciones correspondientes, que les faciliten “llaves” para su uso y podría ser una falta grave el utilizar un software que no forme parte de la lista autorizada), que los planes de “digitalizar” los expedientes están previstos a varios años en el futuro y más aún.. que algunos funcionarios desconocen cómo utilizar adecuadamente las facilidades que la tecnología nos presta. Aclaro que sobre este último punto no veo inconveniente alguno (desconocer cómo utilizar un software), ya que con la velocidad en que se actualizan los sistemas informáticos, en un abrir y cerrar de ojos aquel sistema que conocíamos perfectamente, al día siguiente cambió o actualizó muchas de sus herramientas y es como si fuera un sistema informático nuevo.. entonces, a volver a “travesearlo” para saber qué y cómo funciona. Paradójicamente no es un sentimiento colectivo y muchos siguen negándose a cambiar y eso me hace recordar que posible de forma inconsciente siguen pegados a la trillada frase: ¿Si así ha venido funcionando, para qué cambiar?

Respeto las decisiones de cada quien, no necesariamente las compartiré, pero si muchas instituciones públicas actualmente obligan a realizar trámites de índole legal de forma digital.. Cuál excusa tenemos para no actualizarnos?. Trataré de explicarme más fácilmente, o nos ajustamos y adaptamos nuestros despachos y servicios legales a esta nueva realidad digital, o pronto seremos desplazados por aquel profesional quien desde la playa o la comodidad de su casa, estará resolviendo los inconvenientes legales de quienes fueron nuestros clientes; pienso que así de simple será y “lamentarse no le servirá de mucho”.-*

Recordemos que los servicios legales hace muchos años dejaron de ser locales (ser el abogado del pueblo), con el avance de las nuevas tecnologías nuestra profesión se ha convertido en global y no podemos negarlo; en esta era digital podemos reunirnos, evacuar consultas, resolver problemas, intercambiar información y documentación (y muchísimo más), en todo el territorio nacional e internacionalmente sin necesidad de desplazarnos; en aquellos Tribunales que sí se han digitalizado, tampoco requerimos tener que presentarnos al mostrador para que nos faciliten el expediente para analizarlo, ni tenemos que enviar los escritos físicamente.. ahora podemos examinar expedientes, subir escritos digitalmente (el día y hora que mejor consideremos y sin necesidad de tener que vestirnos adecuadamente para la ocasión) y realizar múltiples diligencias judiciales.-*

No obstante lo anterior, creo que lo importante es tener presente que el “cambio” no consiste únicamente en dotar de herramientas tecnológicas a nuestras oficinas, ni mantener una página web, instalar software para el manejo de la información o mantener los expedientes escaneados y archivados en la nube; el cambio se trata de un proceso de modificación organizacional en todo el sentido de la palabra, tenemos que concebirlo como un cambio en las personas, en la estructura, la estrategia y en los procesos (véase que es en esta última en la que utilizamos la tecnología).-*

Durante los últimos meses he tenido la oportunidad de conocer diversos profesionales quienes siguen creyendo que “digitalizar” un despacho u oficina legal consiste en comprar tecnología, mantener abierta una página web y estarle “cargando” información con alguna frecuencia, eso simplemente es la primer parte de todo un proceso, ya que la estrategia (el contenido, el mensaje, el objetivo, el avatar, el marketing y muchos etcéteras más) resulta indispensable. ¿Para qué comprar hardware y software si nadie quiere o no conoce cómo utilizarlo? ¿Para qué mantener una página web si nadie accede a ella? ¿Para qué coleccionar bases de datos si las mismas no se utilizan? ¿Para qué invertir tiempo y dinero sin tener objetivos? ¿Para qué tener objetivos si los colaboradores no los cumplen? ¿Para qué tener tecnología de última generación, si la organización se niega al cambio?

Antes de aplicar cambios, desembolsar dinero, debemos de tener una visión estratégica de las cosas (si los colaboradores son el obstáculo en cumplir la estrategia, recuerde que hay miles de personas buscando oportunidades). Tenga presente qué es lo que quieren y ocupan los clientes y a quién se dirige, después desarrolle una hoja de ruta y para finalizar implemente los cambios tecnológicos. De lo contrario, podrá sucedernos lo mismo que a muchas empresas.. gastaron, gastaron y gastaron (véase que ni a “invertir” me refiero), pero.. nunca se tiraron al agua o cuando lo hicieron, ninguno en el despacho sabía qué era ser digital y por supuesto.. tampoco sabían nadar.-*

Nos seguimos leyendo..!!

Si necesita actualizarse con información legal, contácteme aquí.

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